6 azioni fondamentali per delegare con successo

Inserito il 27 Settembre 2018

La capacità di delegare è fra le competenze chiave di un manager: permette di ottimizzare i tempi, dedicarsi a specifiche mansioni, scoprire nuove potenzialità e al tempo stesso motivare e responsabilizzare i propri collaboratori. Eppure continua ad essere fra le skills meno considerate se non addirittura rifiutate da chi dovrebbe manifestarla come un vanto. Nei seminari le risposte più frequenti da parte dei professionisti che rivestono particolari ruoli sono:

“Per tornare sugli errori e correggerli tanto vale che me la sbrighi da solo”
“Faccio prima a farlo che a spiegarlo”
“Quel tipo di lavoro/progetto lo conosco solo io”
“Se qualcosa non dovesse funzionare sarò io ad aver problemi”

I più sinceri — pochi — ammettono il timore di perdere la leadership o rivelarsi meno bravi dei delegati. È evidente che ognuna di queste esternazioni sottende un livello di autostima troppo alto o troppo basso a seconda dei casi.

La delega è un atto di fiducia che ripaga il singolo e il gruppo in termini di produttività, risparmi, stima reciproca e stress accumulato. Questo va inteso anche, e soprattutto, quando non si tratta di assegnare un compito a un subordinato (dove solitamente si fa meno fatica) ma di rivolgersi ad un collega di pari livello o un partner. Al contrario la tendenza ad accentrare su se stessi responsabilità e mansioni trasferisce all’esterno quasi sempre messaggi negativi: incapacità di moderare l’ansia, egocentrismo, spirito poco collaborativo, scarsa fiducia negli altri, paura di essere sostituito. Inoltre l’unico a subire realmente un atteggiamento di questo tipo è proprio chi lo manifesta che si troverà sommerso dalle incombenze e carico di agitazione per le scadenze imminenti.

Dunque è bene metabolizzare due semplici riflessioni:

Le ore (sì a volte ore) impiegate per svolgere le azioni sottostanti non sono mai perse ma investite. Il lavoro se ben pianificato, suddiviso e gestito darà certamente ottimi frutti.
Parafrasando quello che diceva lo scrittore statunitense Stephen Covey combinare gli sforzi individuali con quelli degli altri permette di ottenere un successo più grande e garantire benefici reciproci. I risultati collettivi sono sempre migliori dei risultati del singolo.

Presa consapevolezza di questo è importante però non improvvisare e rispettare una serie di azioni che concorreranno al successo della delega.

I sei step per delegare con successo.

Selezionate i compiti da delegare in base al grado di importanza, di urgenza e rischio facendo attenzione al messaggio che trasmettete al vostro interlocutore. Un compito “semplice” e noioso di cui volete liberarvi può essere percepito come mortificante da chi dovrà svolgerlo che dunque sarà poco motivato. Al tempo stesso le scadenze troppo brevi possono causare frustrazione e alzare il rischio di errore. Siate maestri nello scegliere in modo da sollevare voi e gratificare gli altri.
I collaboratori oggetto di delega vanno individuati con cura considerando la professionalità, il potenziale e la motivazione onde evitare di alimentare il falso mito del “meglio da solo” su cui tornerete se la delega fallisce.
Scelto il delegato egli va messo al corrente del lavoro nella sua totalità e non solo della parte che intendiamo trasferirgli. Va inoltre informato sui motivi per cui è stato scelto, i compiti precisi che dovrà svolgere avendo cura di presentarne l’urgenza e la difficoltà, le tempistiche, i punti di controllo intermedi e una serie di consigli pratici derivati dalla vostra esperienza.
La delega non è una imposizione ma una negoziazione. Ascoltare attivamente il destinatario di una delega è un’ottima opportunità per individuare soluzioni e possibilità migliori per entrambi. Corresponsabilizzatelo chiedendogli riscontri e opinioni ed egli si sentirà parte di una missione e non al vostro servizio.
Comunicate all’organizzazione e/o ai partner l’avvenuta delega in modo da indirizzare correttamente il flusso delle informazioni.
Avviato il lavoro resistete alla tentazione di controllare ma attendete il primo check point che diligentemente avete fissato con anticipo. Sarà la prima occasione per verificare lo stato dell’arte e il risultato della vostra scelta.

Qualunque sia infine l’esito finale della delega ricordatevi di sentirvi responsabili. Se è stato un fallimento evitate di incolpare i vostri collaboratori che non avete saputo scegliere o gestire ma apprezzate lo sforzo fatto cercando di capire dove siete mancati. Vi aiuterà a far meglio la volta successiva. Se è stato un successo datevi le pacche sulle spalle e ricordatevi di comunicarlo. Successo chiama successo così come le gratificazioni elargite privatamente e pubblicamente a chi vi è stato affianco garantiscono il ripetersi di una sana collaborazione che porterà nuova luce, stimoli e crescita a tutte le parti in causa.